Excel Senden Korksun! Yeni Başlayanlar İçin Bir Kaç İpucu

Selam!

Baştan söyleyeyim, bu yazı Excel’ e yeni başladım diyenler için.

Excel'e ilk baktığında, karmaşık satır ve sütun yapısı gözünü korkutabilir. Oysa Excel, günlük işlerini inanılmaz derecede kolaylaştırabilecek harika bir programdır. Bak eğitimini veriyorum diye söylemiyorum bunu.

Bu yazıda Excel kullanmaya yeni başladım diyen kullanıcılar için basit bir kılavuz oluşturmak. Yazı da bahsi geçen uygulamalar için öğretici rehber sayfalarını da paylaşacağım tabiki.

Hazırsan, Excel'in en pratik ve eğlenceli 🤣 ipuçlarıyla tanışmaya başlayalım!

1. Kısayollar: Excel' de Zaman Kazan

Excel kullanırken fareye olan bağımlılığınızı azaltmak, sizi anında daha profesyonel gösterecektir. İşte en çok kullanacağınız kısayollar:

• Ctrl + C / Ctrl + V: Kopyala ve Yapıştır. En basit ama en güçlü ikili!

• Ctrl + Z: Geri Al. Yanlışlıkla bir şey sildiniz mi? Panik yok, bu kısayol sizi kurtarır.

• Ctrl + S: Kaydet. Sık sık kaydetmek, emeklerinizin kaybolmasını engeller.

• Ctrl + F: Bul. Büyük bir tablodaki belirli bir veriyi anında bulmanızı sağlar.

• Alt + = veya Ctrl + M: Otomatik Toplam Kısayolu. Microsoft' un resmi kısayolu Alt + = olsa da, bazı Türkçe Excel sürümlerinde Ctrl + M kısayolunun da aynı işlevi gördüğü kullanıcılar tarafından test edilmiştir. Mesala ben. Toplamını almak istediğini sütunun altına gel ve bu kısayollardan birini kullanarak anında toplama işlemini yap. Çok havalı bir kısayol bu.

• Ctrl + Shift + L: Otomatik Filtre. Excel’ de en sevdiğimiz canımız Filtre uygulamasının kısayolu. Bu kısayolu kullanarak filtre ekleyebilir veya filtreleri kaldırabilirsin.

Burada şunu söyleyeyim ben fare kullanmayı seviyorum, eğer fare icat edilmeseydi muhtemelen bilgisayarla bu kadar iç içe olmamı gerektirecek bir işte çalışmazdım. Bununla birlikte, kısayolların zaman kazandırdığını çok havalı olduğunu kabul ediyorum ve yine de sayın Douglas Engelbart ve William English beyefendileri saygıyla anıyorum.

Ya bir konu daha var içimde kalmasın, sosyal medyada özellikle Instagram da “Excel’ de şu kısayolları muhakkak bilmelisin” ya da “Bu 40 formülü muhakkak bilmelisin” gibi şeylerle karşılaşırsan itibar etme. O kadar kısayol ezberlenmez, o kadar formül ezberlenmez. Kaldı ki gerek yok zaten. Hayatta daha önemli şeyler var.

2. En Popüler Fonksiyonlar: En Keyifli Bölüm

Şimdi korkutmak gibi olmasın ama bunlardan yaklaşık 600 tane var. Burada şimdilik 3 temel formülü yazıyorum.

• TOPLA (SUM):

Bir aralıktaki tüm sayıları toplar. Örneğin, bir aydaki tüm satışları toplamak için =TOPLA(A2:A10) yazman yeterli.

• ORTALAMA (AVERAGE):

Seçtiğiniz sayıların ortalamasını alır. Bir grup öğrencinin not ortalamasını bulmak için birebirdir.

• EĞER (IF):

Belirli bir koşula göre farklı sonuçlar döndürmenizi sağlar. Bu formül, verilerinize mantıksal bir boyut katar.

• Örnek: Satış tablonuzda, 10.000 TL'nin üzerindeki satışları "Başarılı" olarak işaretlemek isterseniz, =EĞER(B2>10000; "Başarılı"; "Daha Fazla Çalışmalısın") şeklinde bir formül kullanabilirsiniz.

3. Verilerinizi Renklendirin: Görsel Uyaranlar, Sarı Çizgiyi Takip Et!

Binlerce satır yada sütun veri içinde tam da aradığım verileri işaretlemek istiyorum diyorsan doğru yerdesin. Koşullu Biçimlendirme, yapıyor bu işi.

Örnek: Bir satış raporunda, 10.000 TL'nin üzerindeki satışları otomatik olarak yeşil, 5.000 TL'nin altındakileri ise kırmızıya boyayabilirsiniz. Bu sayede, tek bir bakışta tablonuzun genel durumunu anlayabilirsiniz.  İlgili Konuya Ait Rehber Sayfası

4. Hızlı Veri Girişi: "Flash Fill" Sihir Gibi Uygulama

Bu özellik, Excel' in zekasını en iyi gösteren araçlardan birisi. Birkaç hücreye elle veri girdikten sonra, Excel deseninizi tanır ve kalan hücreleri sizin için otomatik olarak doldurur. Mesela bir lAd-Soyad listesinden sadece adları veya e-posta adreslerinden sadece kullanıcı adlarını ayırabilirsin.İlgili konuya Ait Rehber Sayfası

5. Yazıcıyla Savaşa Son: Kontrollü Yazdırma Rehberi (Önce Bi Sakin Ol)

Excel' de bir tablo hazırlamak keyifli olsa da onu düzgün bir şekilde kağıda dökmek, bazen gerçek bir bilmeceye dönüşebiliyor. Tek sayfa tablo yaptın yazıcıdan 15 sayfa çıkabiliyor mesela.  

Excel' in sunduğu, kâğıt israfını engelleyecek ve yazdırma sürecini kontrol altına alacak 3 ipucu.

1. Her Şeyden Önce: Baskı Önizleme

Yazdırma komutunu vermeden önce Ctrl + P kısayolunu kullanarak Baskı Önizleme' yi kontrol etmek, karşılaşabileceğin sürprizleri en baştan görmeni sağlar. Hangi verinin hangi sayfada olduğunu net bir şekilde görebilir, gerekli ayarlamaları erkenden yapabilirsin.

2. Yazdırma Alanını Belirlemek

Sadece belirli bir tabloyu veya veri aralığını yazdırmak istiyorsan, tüm sayfayı yazdırmana gerek yok. Bunun için:

• Yazdırmak istediğiniz hücreleri seç
• Şeritte (Menüde yani) Sayfa Düzeni sekmesine git
• Yazdırma Alanı'na tıkla
• Yazdırma Alanını Belirle seçeneğini kullan

Bu basit adım, gereksiz sayfaların yazdırılmasını engeller ve sinir sahibi olmazsın.

3. Sayfaya Sığdır ile Tam Kontrol

Büyük bir tablonun tek bir sayfaya sığmasını istiyorsan, yazdırma ayarları ekranında Sayfaya Sığdır seçeneğini kullanabilirsin. Burada "Tüm Sütunları Tek Sayfaya Sığdır" veya "Tüm Satırları Tek Sayfaya Sığdır" gibi seçenekler var uygun olanı seç ve devam et. Burada bir uyarı çok büyük tablalarda sığdırma işlemi yapabilirsin ama tablonun okunabilirliğini kontrol etmek gerekir.İlgili Konuya Ait Rehber Sayfası

6. Verilerinizi Görselleştirin: Burası Satış Bölümü

Sayıları genellikle kimse sevmez ve okumayı da çok sevdiğimiz söylenemez, bu durumda verileri görselleştirmek en iyi seçenek. Bu iş için kullanacağın yöntemlerden birisi grafikler. Aslında konunun muhatapları içinde doğru seçenek, ilk bakışta anlaşılan veriler. İlgili Konuya Ait Rehber Sayfası

• Adımlar:
• Veri tablonu seç
• Şeritte Ekle sekmesine git
• Grafikler bölümünden bir grafik türü (örneğin, sütun veya pasta grafiği) seç.
• Bir de kısayolu var bu işin Excel’ de ALT + F1 bak bu da çok havalı bir kısayol. Ben olsam unutmam.

Gördüğün gibi, Excel' de ilerlemek sanıldığı kadar zor değil. Bolca pratik yaparak kısa sürede bu araçları iş hayatının bir parçası haline getirebilirsin.