Excel Pratik Logo
5 dk okuma 04.12.2025

Adres Mektup Birleştirme

Hiç yüzlerce kişiye aynı anda, ancak her biri kendi adına ve bilgisine özel bir davetiye, sertifika veya bildirim göndermen gerekti mi? Bu işi elle yapmak kâbus gibi görünür, değil mi? İşte tam bu noktada, Adres Mektup Birleştirme özelliği hayat kurtarıcı bir rol üstleniyor. Bu özellik, Microsoft Word'ün gücünü Excel'deki verilerle birleştirerek, toplu kişiselleştirilmiş dokümanlar oluşturmanı sağlar.

 

Adres Mektup Birleştirme, temel olarak bir "ana belge" (örneğin bir mektup şablonu) ile bir "veri kaynağını" (genellikle bir Excel tablosu) eşleştirir. Word, bu iki kaynağı birleştirerek her satırdaki veriyi ana belgeye aktarır ve her kişi için yeni, benzersiz bir belge oluşturur. Bu rehber sayesinde, Excel tablonu veri kaynağı olarak nasıl hazırlayacağını, Word'de birleştirme işlemini nasıl başlatacağını ve yüzlerce kişiye özel dokümanı birkaç tıkla nasıl oluşturacağını adım adım öğrenebilirsin.

Bu Rehberde Neler Var?

Hazırlık

1

Veri Kaynağını (Excel) Hazırla

Birleştirme işlemine başlamadan önce, Word'e aktaracağın tüm kişisel bilgilerin (Ad, Soyad, Adres, Maaş vb.) bulunduğu Excel dosyasını düzenlemelisin. Tablonun ilk satırı, Word'de alan adı olarak kullanacağın benzersiz başlıkları (örneğin "Ad", "Soyad") içermelidir. Tablonda boşluk bırakmamaya ve veri tiplerinin doğru olduğundan emin ol.

2

Ana Belgeyi (Word) Oluştur

Şimdi, mektupların, etiketlerin veya zarfların ortak içeriğini yazacağın Word belgesini aç veya yeni bir belge oluştur. Bu belge, tüm alıcılar için aynı kalacak metinleri ve birleştirme alanlarının (yani Excel'den gelecek verilerin) nereye yerleştirileceğini belirleyeceğin şablondur.

3

Birleştirmeyi Başlat

Word'de, şeridin üst kısmındaki "Postalar" sekmesine tıkla. Sol tarafta bulunan "Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat" düğmesine tıkla ve açılan menüden oluşturmak istediğin belge türünü (örneğin "Mektuplar") seç. Bu, Word'e yapacağın işin türünü bildirir.

4

Veri Kaynağını Seç

Aynı "Postalar" sekmesinde, bu sefer "Alıcıları Seç" düğmesine tıkla. Açılan menüden "Var Olan Listeyi Kullan" seçeneğini seç. Açılan pencerede, daha önce hazırladığın Excel dosyanı bul ve seç. Bir sonraki iletişim kutusunda, verilerin bulunduğu çalışma sayfasını seç ve "Tamam"a tıkla.

5

Birleştirme Alanlarını Ekle

Word belgende kişiselleştirilmiş verinin (örneğin kişinin adı) görünmesini istediğin yere fare ile tıkla. Yine "Postalar" sekmesinde, "Birleştirme Alanı Ekle" düğmesine tıkla. Açılan listede, Excel tablonun ilk satırındaki sütun başlıklarını ("Ad", "Soyad" vb.) göreceksin. İstediğin alanı seç ve belgeye ekle. Eklenen alan, «Ad» veya «Soyad» gibi çift ayraç içinde görünecektir.

6

Sonuçları Ön İzle ve Kontrol Et

Alanları eklemeyi bitirdikten sonra, "Postalar" sekmesindeki "Sonuçları Ön İzle" düğmesine tıkla. Word, birleştirme alanlarını Excel dosyanın ilk kaydındaki gerçek verilerle dolduracaktır. Hemen yanındaki ileri (>) ve geri (<) okları kullanarak farklı kayıtları (farklı kişileri) kontrol et. Bu, herhangi bir yazım hatası veya alan yerleştirme sorununu görmeni sağlar.

7

Birleştirmeyi Bitir ve Kaydet

Her şeyin doğru göründüğünden emin olduktan sonra, "Postalar" sekmesinin en sağındaki "Bitir ve Birleştir" düğmesine tıkla. Açılan menüden "Tek Tek Belgeleri Düzenle..." seçeneğini seç. Açılan pencerede "Tümü"nü seçerek "Tamam"a tıkla. Word, her alıcı için ayrı bir sayfa içeren yeni bir Word belgesi oluşturacaktır. Bu yeni belgeyi kaydetmeyi unutma. Artık kişiselleştirilmiş yüzlerce dokümanın tek bir dosyada hazır!

Sonuç ve İpuçları

Adres Mektup Birleştirme özelliği, Excel verilerini Word'deki bir şablonla birleştirerek, toplu ve kişiselleştirilmiş belge üretimini otomatikleştiren inanılmaz güçlü bir araçtır. Bu adımları takip ederek yüzlerce mektup, sertifika veya etiketi kısa sürede hatasız bir şekilde hazırlayabilirsin. Bu işlemi ustaca kullanmak, iş hayatında sana çok değerli bir zaman kazandıracaktır.

 

Excel Veri Formatına Dikkat: Tarih ve para birimi gibi verilerin Excel'deki formatı bazen Word'e doğru aktarılmayabilir. Eğer böyle bir sorunla karşılaşırsan, Word'de birleştirme alanına sağ tıklayıp "Alan Kodlarını Düzenle" seçeneğiyle format kodları (örneğin tarih için \@ "dd.MM.yyyy") ekleyebilirsin. ALT + F9 

 

Ön İzlemeyi İhmal Etme: "Sonuçları Ön İzle" adımını atlamadan, özellikle ilk 5-10 kaydı kontrol etmen, potansiyel hataları büyük çıktı almadan önce yakalamak için hayati önem taşır.

 

Koşullu İçerik Ekleme: Birleştirme işlemi sırasında IF...THEN...ELSE (EĞER...İSE...DEĞİLSE...) mantını kullanarak, belirli bir koşulu sağlayan alıcılara özel metinler veya görseller ekleyebilirsin. Örneğin, "Cinsiyet" sütunu "Kadın" ise "Sayın Bayan", aksi halde "Sayın Bay" diye hitap edebilirsin.

Link kopyalandı!