Ufak Ufak Pivot Tablolara Veda Ediyoruz Galiba: Excel'in Yeni GROUPBY (GRUPLAÖLÇÜT) ve PIVOTBY (ÖZETÖLÇÜT) Fonksiyonları

Selam!

Excel'de veri analizi denince akla ilk gelen araçlardan biri olan Pivot Tablolar, karmaşık veri setlerini saniyeler içinde özetlemesini sağlıyor. Ancak birçoğumuz biliriz ki, Pivot Tablolar tamamen statiktir ve verileriniz değiştiğinde manuel olarak "Yenile" komutunu çalıştırmanız gerekir. (Gerçi bu konuda yeni bir özellik geldi) İşte tam da bu noktada, Microsoft 365 kullanıcıları için oyunun kurallarını değiştiren iki yeni dinamik fonksiyon devreye girdi: GROUPBY ve PIVOTBY.

Bu yazıda, bu iki yeni fonksiyonun, Pivot Tablolara göre avantajlarını ve dezavantajlarını, pratik örneklerle nasıl kullanılacağını ve en önemlisi, veri analiz süreçlerini nasıl otomatikleştirebileceğimize odaklanıyoruz.

Haydi Başlayalım.

GROUPBY ve PIVOTBY Fonksiyonları

1. GROUPBY Fonksiyonu

GROUPBY fonksiyonu, verilerini belirlediğin bir veya daha fazla sütuna göre gruplandırarak özet almanı sağlar. Tıpkı bir SQL sorgusundaki GROUPBY komutu gibi çalışır ve dinamik bir dizi döndürür.

Sözdizimi:

=GROUPBY(satır_alanları, değer_alanları, fonksiyon, [başlık], [toplam], [alan_başlıkları])

• satır_alanları: Gruplandırmak istediğin sütun veya sütunlar.

• değer_alanları: Toplamak, ortalamasını almak gibi bir işlem yapacağın sayısal sütunlar.

• fonksiyon: Verileri özetlemek için kullanacağın bir fonksiyon. Örneğin, SUM (TOPLA), AVERAGE (ORTALAMA), COUNT (BAĞ_DEĞ_SAY) , MAX (MAK) ya da MIN (MİN).

Örnek Senaryo:

Bir satış verisi tablosunda (A1:C100), her bölgedeki toplam satışı görmek istediğimizi varsayalım. GROUPBY ile bu işlemi tek bir formülle yapabiliriz:

=GROUPBY(A2:A100, C2:C100, SUM)

Bu formül, A sütunundaki bölgeleri gruplandırır ve her bölge için C sütunundaki satışları toplar. Veri değişse bile sonuç güncellenir.

2. PIVOTBY Fonksiyonu

PIVOTBY fonksiyonu, GROUPBY' ın bir üst versiyonu gibi. Verileri hem satır hem de sütun bazında gruplandırarak çapraz tablo oluşturmanı sağlar. Bu özelliğiyle Pivot Tablolara birebir benzer.

Sözdizimi:

=PIVOTBY(satır_alanları, sütun_alanları, değer_alanları, fonksiyon, [başlık], [toplam], [alan_başlıkları])

• satır_alanları: Gruplandırmak ve satır başlıkları olarak kullanmak istediğin sütunlar. Pivot Tablolardaki "Satırlar" alanı gibi çalışır.

• sütun_alanları: Gruplandırmak ve sütun başlıkları olarak kullanmak istediğin sütunlar. Pivot Tablolardaki "Sütunlar" alanına karşılık gelir.

• değer_alanları: Üzerinde hesaplama (toplama, ortalama alma vb.) yapmak istediğin sayısal verileri içeren sütunlar. Bu da Pivot Tablolardaki "Değerler" alanıdır.

• fonksiyon: Verileri özetlemek için kullanacağın fonksiyondur. Örneğin, SUM, AVERAGE, COUNT, MAX veya MIN.

• [başlık]: (İsteğe bağlı) Oluşturulan tablonun başlık satırını ekleyip eklemeyeceğini belirtir.

• [toplam]: (İsteğe bağlı) Gruplandırılan veriler için alt toplam ve genel toplam eklemeni sağlar.

• [alan_başlıkları]: (İsteğe bağlı) Çıktı tablosundaki alan başlıklarını özelleştirmeni sağlar.

Örnek Senaryo: PIVOTBY ile Dinamik Satış Raporu Oluşturmak

Aşağıdaki gibi bir satış veri setin olduğunu düşün. Tabloda, her bir satış işleminin Bölgesi, Ürün Kategorisi ve Satış Tutarı yer almakta.

Tablo: Satış Verileri

Senaryomuz şu: Bu verileri kullanarak, bölgelere göre (satırlar) ve ürün kategorilerine göre (sütunlar) toplam satışları gösteren dinamik bir özet tablo oluşturmak istiyoruz.

PIVOTBY ile Çözüm:

Bu senaryoyu tek bir formülle çözebilirsin. Formülün, A sütunundaki bölgeleri satırlara, B sütunundaki ürün kategorilerini ise sütunlara yerleştirecek ve C sütunundaki satış tutarlarını toplayacak.

=PIVOTBY(A2:A100, B2:B100, C2:C100, SUM)

Bu formülü boş bir hücreye yazdığında, Excel aşağıdaki gibi dinamik bir tablo oluşturacak:

Sonuç: PIVOTBY Fonksiyonu ile Oluşturulan Dinamik Rapor

Veri setine yeni bir satış kaydı eklediğinde ya da mevcut bir veriyi güncellediğinde, bu tablo otomatik olarak anında yenilenecek

Diğer Fonksiyonlarla Kullanım Örneği

Diyelim ki, aylık satış raporu hazırlıyorsun ve her ayın toplam satışını görmek istiyorsun. Normalde her ay Pivot Tablonu yenilemen gerekir. GROUPBY fonksiyonu ve TEXT (METNEÇEVİR) fonksiyonlarını birlikte kullanarak dinamik bir tablo oluşturabilirsin.

Senaryo: "Tarih" ve "Satış" sütunları içeren bir veri setin var.

GROUPBY ile Çözüm:

=GROUPBY(TEXT(A2:A100,"mmmm"), B2:B100, SUM) 

=GROUPBY(METNEÇEVİR(A2:A100,"aaaa"), B2:B100, TOPLA)

Bu formül, TEXT  fonksiyonuyla tarihleri aylara çevirir ve ardından GROUPBY ile her ayın satışlarını toplar. Sadece bu formülü yazarak, veri setine yeni bir ay eklendiğinde raporun anında güncellenir. Sürekli güncellenen veri setleriyle çalışanlar için süper haber.

Pivot Tablolara Göre Avantajları ve Dezavantajları

GROUPBY ve PIVOTBY fonksiyonları için veri analizinde, oyun değiştirici denebilir.

Bu fonksiyonlar, Pivot Tabloların sunduğu özetleme gücünü, Excel'in formül tabanlı esnekliğiyle birleştiriyor. Fonksiyonların sadece Microsoft 365 abonelerinde çalıştığını tekrar hatırlatayım.

Bir sonraki yazıda görüşmek üzere.