Excel'de Ad Yöneticisi ile Derinlemesine Formül Yönetimi

Selam!  

Yazıya bir itirafla başlamam gerek Ad Yöneticisini, Excel’i kullanmaya başladıktan yıllar sonra keşfettim. Ve keşfettiğim anda da benim için Excel’de vazgeçilmez özelliklerden birisi oldu. Daha önceki bir yazıda, Excel'deki formülleri daha okunabilir hale getiren LAMBDA fonksiyonuna bakmıştık. LAMBDA ile kendi fonksiyonlarımızı oluşturabiliyoruz. Bu işi yapmak için de Ad Yöneticisi kullanıyoruz. Şimdi bu aracı daha yakından tanıyoruz.

Haydi başlayalım.

Öncelikle nedir Ad Yöneticisi? sorusunun yanıtını verelim;

Ad Yöneticisi, Excel'de hücrelere, hücre aralıklarına, sabitlere veya formüllere anlamlı adlar atamanızı sağlayan bir araç. Bu sayede sık kullandığımız veri aralıklarını veya karmaşık formülleri kolayca yönetebilir ve daha okunabilir, anlaşılır çalışma kitapları oluşturabiliriz. Ayrıca, Ad Yöneticisi ile tanımladığınız adların kapsamını (çalışma kitabı veya belirli bir sayfa) belirleyebilir, mevcut adları düzenleyebilir veya silebiliriz.

 Ad Tanımlamanın İki Yolu

 Ad tanımlamak için sadece Formüller sekmesini kullanmak zorunda değilsiniz. Excel, daha hızlı bir yöntem de sunar: Ad Kutusu (Name Box).

Ad Kutusu ile Hızlı Tanımlama

Hücreyi veya Aralığı Seç: Ad vermek istediğin hücreyi veya aralığı seç (örneğin, B2:B10).

Ad Kutusu'na Tıkla: Excel penceresinin sol üst köşesinde, formül çubuğunun hemen solundaki Ad Kutusu'na tıkla.

Tanım için Kullanmak İstediğin Adı Yaz: Buraya Akılda kalacak bir ad yaz ve Enter tuşuna bas. (Ad tanımlarken uyman gereken kurallar, yazının sonunda)

 İşte bu kadar! B2:B10 aralığına hızlıca bir ad tanımlamış oldun.

Ad Kutusu'nun Farkı

Ad Kutusu ile tanımlanan adlar genellikle çalışma kitabı (workbook) seviyesinde geçerli. Yani tanımlandığı çalışma kitabının tüm sayfalarında kullanılabilir. Ancak, Ad Yöneticisi ile adın kapsamını yalnızca belirli bir sayfaya (Sayfa1!) özel olarak belirleyebilirsin.

Ad Yöneticisi ile Detaylı Tanımlama

 Ad Yöneticisi, tanımlanan Ad’ın kapsamını belirlemek, ona karmaşık bir formül atamak veya var olan bir adı düzenlemek için kullanılır. Bu, adlandırma işleminde tam kontrol sağlar.

Formüller Sekmesine Gidin: Excel şeridinde Formüller sekmesine git.

Ad Yöneticisi'ne Tıkla: Açılan menüden Ad Yöneticisi butonuna tıkla. Ayrıca buraya ulaşmak için Ctrl + F3 kısayolunu da kullanabilirsin.

Yeni Ad Oluşturun: Açılan pencerede Yeni butonuna tıklayın.

• Ad (Name): Buraya tanımlayacağın adı yaz (örneğin: Aylik_Gelirler).

• Kapsam (Scope): Bu, adın hangi alanda geçerli olacağını belirler. Varsayılanı Çalışma Kitabı'dır, yani dosyanın tamamında kullanılabilir. Eğer yalnızca belirli bir sayfada geçerli olmasını istiyorsa, o sayfanın adını seç.

• Açıklama (Comment): Adın ne işe yaradığına dair kısa bir not ekle. (Notlar iyidir)

• Başvuru Yeri (Refers to): Buraya tanım için kullanmak istediğin adın hangi hücreye veya aralığa başvuru yapacağını yaz. Yine Dinamik Adlandırılmış Aralıklar veya LAMBDA fonksiyonları için karmaşık formülleri buraya yazabilirsin.

4. Tamam'a tıklayarak yeni adını kaydet.

Ad Yöneticisinde Görünmeyen Adlar ve Sınırlamalar

Ad Yöneticisi ile tanımlanan adların bir kısmı, Ad Kutusu menüsünde görünmez. Bu durum, özellikle Dinamik Adlandırılmış Aralıklar ve LAMBDA fonksiyonlarıyla oluşturulan özel fonksiyonlar için geçerli.

• Dinamik Adlandırılmış Aralıklar: KAYDIR veya DOLAYLI gibi fonksiyonlar kullanılarak otomatik olarak genişleyip daralan aralıklara verilen adlardır.

• LAMBDA Fonksiyonları: Kullanıcının oluşturduğu özel fonksiyonlardır.

Bu tür adlar, sadece Ad Yöneticisi penceresinde görüntülenebilir ve düzenlenebilir. Bu, Excel'in arayüzünü gereksiz karmaşadan korurken, gelişmiş kullanıcılar için esneklik sağlar.

Örnek: Dinamik Ad Tanımlama

Listeye yeni veri eklendiğinde, formüllerin otomatik olarak güncellenmesini istiyorsun. Bunun için dinamik bir ad tanımlayabilirsin.

Ad Yöneticisi'ni aç.

Yeni butonuna tıkla ve Ad alanına Dinamik_Satışlar yaz. (Ya da istediğin herhangi bir ismi)

Başvuru Yeri alanına =KAYDIR($A$1;1;0;BAĞ_DEĞ_SAY($A:$A)-1;1) formülünü gir. Bu formül, A sütunundaki dolu hücre sayısına göre dinamik olarak genişleyecek.

Artık =TOPLA(Dinamik_Satışlar) formülü, A sütununa yeni veriler ekledikçe otomatik olarak güncellenecek. Bu ad, Ad Kutusu'nda görünmez ancak tüm formüllerinde kullanılabilirsin.

Adım 3: Kapsam (Scope) Kavramı ve Kullanımı

Bir ad tanımlarken, onun ne kadar geniş bir alanda geçerli olacağını belirleyebilirsin.

• Çalışma Kitabı: Varsayılan kapsam bu. Bu ad, dosyadaki tüm sayfalarda geçerli olacak.
• Sayfa: Bu adı sadece belirli bir sayfada kullanabilirsin. Örneğin, 'Ocak'!Gelir adını tanımlarsanız, bu ad yalnızca Ocak sayfasında geçerli olacak.

İpucu: Aynı addan farklı sayfalarda kullanmak istiyorsan (örneğin, her sayfada Gelir adlı bir aralık varsa), kapsamı sayfa olarak belirleyerek karışıklığı önleyebilirsin.

Adım 4: Ad Yöneticisi'ni Verimli Kullanma İpuçları

• Hızlı Erişim: Ad Yöneticisi'ne Ctrl + F3 kısayoluyla hızla ulaşabilirsin.

• Adın Kapsamını Değiştirme: Bir adın kapsamını, Ad Yöneticisi'ndeki Kapsam bölümünden kolayca düzenleyebilirsin.

• Hata Kontrolü: Ad Yöneticisi'nde, bir adın geçerli bir referansa sahip olup olmadığını kontrol etmek için başvuru yapılan hücreleri görebilirsin. Eğer bir hata varsa, o adın formülünü düzenleyerek düzeltebilirsin.

Bu bilgilerle, Ad Yöneticisi'ni sadece basit bir isimlendirme aracı olarak değil, formüllerini dinamik ve profesyonel bir şekilde yöneten güçlü bir araç olarak kullanabileceksin.

Bir de Adlandırma Kurallarına Bakalım 

• İlk Karakter: Bir ad, mutlaka bir harf, alt çizgi (_) veya ters eğik çizgi (\) ile başlamalıdır. Sayı ile başlayan bir ad tanımlayamazsın. Örneğin, _Gelir veya \Fiyatlar geçerli adlardır. 1_Gelir ise geçersizdir.

• Boşluk Kullanımı: Adlarda boşluk kullanılamaz. Eğer bir boşluk bırakırsan, Excel otomatik olarak alt çizgiye çevirmeyi önerir. Örneğin, Aylık Gelir yerine Aylık_Gelir veya AylikGelir kullanmalısın.
• Özel Karakterler: Sadece harfler, sayılar ve alt çizgi (_) kullanılabilir. Excel'in operatör olarak kullandığı karakterler (+, -, *, /, &, #, @ vb.) ad içinde kullanılamaz.

• Benzersizlik: Aynı kapsam içinde aynı ada sahip iki farklı ad tanımlanamaz. Örneğin, aynı çalışma sayfasında iki farklı Toplam_Satış adı olamaz. Ancak, farklı sayfalarda aynı adı (örneğin Sayfa1!Toplam ve Sayfa2!Toplam) tanımlayabilirsin.

• Hücre Referansına Benzeyemez: Adlar, A1, B2, Z20 gibi geçerli bir hücre referansına benzeyemez. Örneğin, A100 veya R1C1 adlarını tanımlayamazsın.

• Excel Fonksiyon İsimleri: Excel'in yerleşik fonksiyon adlarını (örneğin TOPLA, EĞER, DÜŞEYARA) ad olarak kullanamazsın.

• Uzunluk Sınırı: Bir ad en fazla 255 karakter uzunluğunda olabilir.

Excel’de Ad Yöneticisi’ni etkin bir şekilde kullanmak hem dosyaların okunabilirliğini hem de formül yönetimininin esnekliğini artırır. Tüm bu kurallara dikkat ederek tanımladığın adlar ile, karmaşık verilerle çalışırken bile düzenini bozmadan, tıpkı işlerin yolunda gitmesini sağlayabilirsin.

Sonuç: Kullanınız, kullandırınız 😊