Hatalı Girişlere Elveda Veri Doğrulamaya Merhaba

Selam!

Excel de açık ara en sevdiğim özellik diyebilirim Veri Doğrulama için. Doldurulması gereken bir Excel sayfasını başkalarıyla paylaştığınızda, geriye dönüp düzeltmek zorunda kalmak çok sinir bozucu. Bazen "İstanbul" yerine "istanbul", "Ali" yerine "Alı" yazıldığını ya da EVET-HAYIR yazılması gereken bir hücreye BELKİ yazıldığını görürsün. İşte bu durumun önüne geçmek için Excel de süper bir araç var Veri Doğrulama.

Haydi başlayalım o zaman.

Veri Doğrulama Nedir?

Veri Doğrulama, bir hücreye girilebilecek veri türünü, miktarını ve değerini kontrol etmemizi sağlayan süper bir Excel özelliğidir. Bu özelliği, hücrelerinize sadece doğru verinin girmesine izin veren bir "nöbetçi" olarak düşünebilirsin. Veri doğrulama ile, başkalarının verilerinizi nasıl gireceğini önceden belirler ve olası hataların önüne geçersiniz. Bir ata sözü daha geldi aklıma, “testi kırılmadan önlem almak” atasözü dedim ama bilemedim de.

En Çok Kullanılan Veri Doğrulama Yöntemleri

Veri doğrulamayı pek çok farklı senaryoda kullanılabilirsin.

1. Açılır Listeler (Drop-down Lists):

Bu, Veri Doğrulama' nın en popüler kullanımıdır. Bir hücreye sadece sizin belirlediğiniz seçeneklerin girilmesini sağlar ve kullanıcıyı serbest metin girmekten kurtarır. Ayrıca hücrede bir açılır liste oluşturmuş olursunuz. Çok havalı.

• Nasıl Yapılır?

Bir hücre seçin, Veri sekmesinden Veri Doğrulama'ya tıklayın ve "İzin Verilen" listesinden "Liste" yi seçin. Ardından, kaynak kutusuna seçeneklerinizi (örneğin: Evet;Hayır;Belki) yazın veya bu ifadelerin yazılı olduğu hücre aralığını seçin. Artık buraya kimse “Olabilir” yazamaz.

2. Sayı ve Tarih Kısıtlamaları:

Bir hücreye sadece belirli bir aralıktaki sayıların (örneğin: 1-100 arası notlar) veya belirli bir tarihler arasındaki değerlerin girilmesini sağlar.

3. Metin Uzunluğu Kontrolü:

Bir hücredeki karakter sayısını sınırlayarak, örneğin bir telefon numarası için 10 hane giriş zorunluluğu yada T.C. Kimlik numarası girilmesi gereken bir hücreyi 11 hane girilmesini sağlar.

4. Özel Mesajlar:

Kullanıcı dostu bir dosya oluşturmak için, veri girişinden önce bilgi mesajı  veya yanlış veri girildiğinde uyarı mesajı gibi özellikler ile kullanıcıyı yönlendirebilirsin.

Gelişmiş Veri Doğrulama Teknikleri: Bir de Bunlar Var Tabi

Formül Tabanlı Doğrulama:

Veri doğrulama, "Özel" seçeneği ile formül kullanılarak çok daha esnek kurallar oluşturmanızı sağlar.

Örnek: Sadece hafta içi tarihleri kabul etmek için: =VE(HAFTANINGÜNÜ(A1;2)<=5) formülünü kullanabilirsiniz.

Bağımlı (İlişkili) Açılır Listeler:

İlk açılır listede yapılan seçime göre ikinci listenin seçeneklerini değiştirebilirsin, örneğin "Şehir" seçildiğinde "İlçe" listesinin otomatik olarak filtrelenmesi gibi.

Geçersiz Verileri Bulma:

Bir dosyayı incelerken, Veri Doğrulama kuralına uymayan hücreleri bulmak için Veri sekmesinde Veri Doğrulama → Geçersiz Verileri Daire İçine Al seçeneğini kullanabilirsin.

Kopyalama ve Kaldırma İpuçları

• Kopyalama:

Bir hücredeki doğrulama kuralını diğer hücrelere uygulamak için Biçim Boyacısı' nı kullanabilirsin.

• Kaldırma:

Bir aralıktaki tüm doğrulama kurallarını kaldırmak için Veri Doğrulama penceresinde "Tümünü Temizle" seçeneği kullanılır.

Veri Doğrulamayı Neden Çok Seviyorum?

• Veri Tutarlılığı:

Tüm verilerin aynı formatta ve standartta olmasını sağlar. (Sanırım tam şu anda kendime teşhisimi koydum)

• Hata Önleme:

Hataları, daha oluşmadan engellediği için sonradan düzeltme ihtiyacını ortadan kaldırır.

• Kullanıcı Dostu Tasarım:

Dosyanızı başkalarıyla paylaştığınızda, kullanıcıların nasıl veri girecekleri konusunda onlara yol gösterir.

• Kullanıcı Deneyimi İpucu:

Açılır listelerde bir boş değer seçeneği bırakmak, kullanıcıya "zorunlu alan" hissi vermeden esneklik sağlar.

Sonuç: Kullanınız kullandırınız.

Şimdi fark ettim bu konuda bir rehber oluşturmamışım. En kısa zamanda eklemek dileğiyle.