1. Uygulanacak Veri Setinin Düzenlenmesi ve Temel Kontroller

PivotTable'ın sağlam çalışabilmesi için kaynak verilerinizin "tertemiz" olması şarttır. Unutmayın, "Ne ekerseniz onu biçersiniz!"

• Tekrarlayan Başlıklardan Kaçının

  Her sütunun benzersiz bir başlığı olmalıdır. Örneğin, aynı çalışma sayfasında iki tane "Tarih" başlıklı sütun olmamalıdır. PivotTable bu sütunları karıştırır.

• Boş Satır ve Sütunlardan Kaçının

  Veri aralığınız içinde tamamen boş satırlar veya sütunlar bulunmamalıdır. PivotTable bu boşlukları veri bitişi olarak algılayabilir ve raporunuz eksik kalır.

  Boşlukları Kontrol Etme Yöntemleri:

  • Özel Git (F5 > Özel > Boşluklar): F5 tuşuna basın, açılan pencerede Özel butonuna tıklayın ve Boşluklar seçeneğini işaretleyerek boş hücreleri hızlıca bulun.
  • Koşullu Biçimlendirme: Boş hücreleri veya belirli kriterlere uymayan (örneğin "0" veya metin içeren) hücreleri otomatik olarak renklendirerek görsel uyarılar ayarlayabilirsiniz.
  • Hızlı Kontrol (Ctrl + Ok Tuşları): Veri aralığınızın ilk hücresine tıklayın ve Ctrl + Aşağı Ok veya Ctrl + Sağa Ok tuşlarına basarak verinin nerede kesildiğini kontrol edin. Hücre çizgisine çift tıklayarak da aynı kontrolü yapabilirsiniz.

• Birincil Anahtar Sütunlar

  Eğer verilerinizde benzersiz tanımlayıcılar (örneğin Ürün Kodu, Müşteri ID) varsa, bunların hem eksiksiz hem de benzersiz olduğundan emin olun. Tekrarlayan anahtarlar veya eksik anahtarlar, yanlış analizlere yol açabilir.

• Veri Tipleri Tutarlı Olmalı

  Bir sütundaki tüm veriler aynı tipte olmalıdır. Örneğin, bir "Satış Miktarı" sütununda hem sayılar hem de metinler bulunmamalıdır. Sayı olması gereken yerde metin olması (örneğin "10 adet" yerine "10") PivotTable'ın o sütun üzerinde sayısal işlem yapmasını engeller. Tarih sütunlarının da doğru tarih formatında olduğundan emin olun, aksi takdirde PivotTable bu tarihleri gruplandıramaz.

• Tek Bir Aralıkta Olmalı

  PivotTable oluşturacağınız veriler bitişik bir aralıkta (tek bir tablo gibi) yer almalıdır.

• Başlıklar İlk Satırda Olmalı

  Sütun başlıklarınız veri aralığınızın ilk satırında yer almalıdır. PivotTable bu başlıkları alan isimleri olarak kullanır.

• Birleştirilmiş Hücrelerden Kaçının

  Veri aralığınız içinde birleştirilmiş hücreler (merged cells) kullanmaktan kesinlikle kaçının. Bu durum PivotTable'ı bozar veya hatalı sonuçlar vermesine neden olur. "Birleşik kaplar" teorisi PivotTable'da işlemez!

2. PivotTable Oluşturma Adımları

Veriniz hazır olduğunda, PivotTable oluşturmak çok kolaydır:

• Ekle (Insert) Menüsü

  Veri aralığınızdaki herhangi bir hücreyi seçin ve Excel menüsünden Ekle (Insert) > Özet Tablo (PivotTable) yolunu takip edin.

• PivotTable Penceresindeki Seçenekler

  • Veri Aralığı: PivotTable'ın kullanacağı veri aralığını onaylayın.
  • Nerede Oluşturulacak: Raporu Yeni Çalışma Sayfası'nda mı yoksa Varolan Çalışma Sayfası'nda mı oluşturacağınızı seçin. Genellikle yeni bir sayfa tercih edilir.
  • Verileri Data Model'e ekle: Eğer birden fazla veri tablosunu ilişkilendirerek daha karmaşık analizler (Power Pivot) yapmak istiyorsanız bu seçeneği işaretleyin. İleri düzey senaryolar için güçlü bir temeldir.

• Dinamik Olmayan Kaynak Veri Uyarısı

  Ekle butonuna basıldığında, PivotTable'ın o anki veri durumunu bir "anlık görüntü" gibi aldığını unutmayın. Kaynak verilerinizde bir değişiklik olduğunda (yeni satır/sütun ekleme, mevcut veriyi değiştirme) PivotTable'ınızı mutlaka yenilemeniz gerekir.

  Yenileme Seçenekleri:

  • PivotTable'a sağ tıklayıp Yenile seçeneğini kullanın.
  • PivotTable Analizi sekmesinden Yenile butonuna tıklayın.
  • Hızlı yol için tek bir PivotTable için ALT + F5 kullanabilirsiniz.

3. PivotTable Alanlarını Tanıyalım

Yeni oluşturduğunuz sayfada PivotTable rapor alanı ve sağ tarafta PivotTable Alan Listesi (PivotTable Fields) görünür. Burası raporunuzu oluşturacağınız kontrol panelidir.

• Rapor Alanı: PivotTable raporunuzun görselleştiği alandır.
• Etiket Alanı (Field List): Kaynak verinizdeki tüm sütun başlıklarının listesi burada yer alır. Bu başlıkları sürükleyip bırakarak raporunuzu oluşturursunuz.
• Filtre (Filters) Alanı: Raporu belirli kriterlere göre filtrelemek için kullanılır (örneğin Yıl, Müşteri Türü, Bölge). Buraya sürüklediğiniz her alan, raporunuzun üstünde açılır bir filtre menüsü olarak görünür.
• Sütunlar (Columns) Alanı: Genellikle zaman (Aylar, Yıllar) veya karşılaştırma için kategorik veriler (Cinsiyet, Ürün Tipi) buraya sürüklenir. Verilerinizi yatay eksende gruplandırır.
• Satırlar (Rows) Alanı: Genellikle ana kategorik veriler (Ürün Adı, Bölge, Müşteri) buraya sürüklenir. Verilerinizi dikey eksende gruplandırır.
• Değerler (Values) Alanı: Sayısal veriler (Satış Miktarı, Tutar, Adet) burada özetlenir. Bu alan PivotTable'ın kalbidir.

  Değer Alanı Hesaplamaları:

  • Sağ Tık Menüsü: Değerler alanındaki bir değere sağ tıklayıp Değer Alanı Ayarları'na (Value Field Settings) gidin.
  • Hesaplama Türleri: Varsayılan Toplam (Sum) dışında Ortalama, Sayım, Maksimum, Minimum, Fark (Difference From), Çalışan Toplam (Running Total In) gibi seçenekleri seçebilirsiniz.

  Değer Gösterimi Seçenekleri:

  • Genel Toplam Yüzdesi (% of Grand Total)
  • Sütun Toplamının Yüzdesi (% of Column Total)
  • Satır Toplamının Yüzdesi (% of Row Total)
  • Fark (Difference From)
  • Sıralama (Rank) gibi seçenekler raporunuza derinlik katar.

  Sayı Formatı (Number Format):

  Özellikle değer alanlarındaki sayılar (para birimi, yüzde, genel sayı gibi) okunabilirliğini artırmak için Değer Alanı Ayarları içinden doğru şekilde biçimlendirilmelidir. Bu formatlama, PivotTable yenilendiğinde kalıcı olur ve raporunuzun profesyonel görünmesini sağlar.

4. Alan Listesi Görünüm Seçenekleri Hakkında Bilgi

PivotTable Alan Listesi'nin (PivotTable Fields) alt kısmındaki çark simgesi veya menüden görünüm şeklini değiştirebilirsiniz. Alan ve Alanlar Alanları Yana Yana (Fields Section and Areas Section Stacked) en yaygın kullanılan görünümdür. Bu alanı kurcalayarak kendinize en uygun düzeni bulabilirsiniz.

5. Örnek Bir PivotTable Üzerinde Uygulamalar

Örnek bir veri seti (Satış Bölgesi, Ürün Adı, Satış Miktarı, Tutar, Tarih vb.) üzerinde pratik yapalım:

• Satır ve Sütun Alanlarını Değiştirerek Görünüm Farkını Anlat: Bölgeyi Satırlara, Ürün Adı'nı Sütunlara sürükleyerek veya tam tersini yaparak raporun nasıl değiştiğini gözlemleyin.
• Sayı Formatını Kontrol Et: Tutar alanını Değerler'e sürükleyin ve Değer Alanı Ayarları'ndan Sayı Formatı'nı Para Birimi olarak ayarlayın.
• Sıralama Seçeneklerini Göster: Satır etiketlerine sağ tıklayıp Sırala (Sort) seçeneklerini kullanarak Büyükten Küçüğe, Küçükten Büyüğe veya Özel Sıralama yapmayı gösterin.
• Değerler Alanında Farklı Hesaplama Seçeneklerini Anlat: Satış Miktarı'nı Değerler'e iki kez sürükleyin. Birini Toplam (Sum), diğerini Ortalama (Average) olarak ayarlayarak aynı veri için farklı özetlemeler yapmayı gösterin.
• Değer Alanı Ayarlarına Ulaşım: Alan Listesi'ndeki Değerler alanında Tutar'ın yanındaki aşağı ok işaretine tıklayarak veya doğrudan PivotTable üzerindeki değere sağ tıklayarak Değer Alanı Ayarları'na ulaşılabileceğini gösterin.
• Sağ Tık Menüsündeki Değer Gösterimi Seçeneği: Tutar alanında sağ tıklayıp Değerleri Göster (Show Values As) seçeneklerinden Genel Toplamın Yüzdesi'ni seçerek, her bir ürünün toplam satış içindeki payını nasıl görebileceğinizi açıklayın.

• Rapor Alanındaki Sütunların Otomatik Sığdırma Özelliğini Kaldırma:

  Bu, PivotTable'ınızın biçimlendirmesini korumak için çok önemlidir.
  • PivotTable'a tıklayın.
  • PivotTable Analizi sekmesine gidin.
  • Sol tarafta Seçenekler (Options) butonuna tıklayın.
  • Açılan PivotTable Seçenekleri penceresindeki Yerleşim ve Biçim (Layout & Format) sekmesinin altında yer alan Sütun Genişliklerini Güncelleştirmede Otomatik Sığdır (Autofit column widths on update) seçeneğinin işaretini kaldırın. Böylece PivotTable yenilendiğinde sütun genişlikleriniz bozulmaz.
• Koşullu Biçimlendirme Özelliğini Anlat: PivotTable'a Koşullu Biçimlendirme (Conditional Formatting) uygulayarak, en yüksek veya en düşük değerleri görsel olarak nasıl vurgulayabileceğinizi gösterin. Bu, raporunuzu daha okunur hale getirir.

6. Dilimleyiciler (Slicer) ile Çalışma

Dilimleyiciler, PivotTable raporlarınıza interaktif filtreleme gücü katan görsel araçlardır.

• Dilimleyicilerin Filtreleme Bağlantısı: Dilimleyiciler, aslında birer filtreleme seçeneğidir ve Alan Listesi'ndeki Filtreler alanıyla bağlantılı çalışır. Görsel ve etkileşimli filtreler sunar.

• Ekleme Yöntemleri:

  • Menü Üzerinden: PivotTable'ı seçin, PivotTable Analizi sekmesine gidin ve Dilimleyici Ekle butonuna tıklayın.
  • Alan Listesinden: Alan Listesi üzerinde hangi başlığa dilimleyici eklemek istenirse, üzerinde sağ tıklayıp Dilimleyici Ekle seçeneğini seçin.

• Dilimleyici Seçeneklerini Anlat:

  • Dilimleyici Rapor Bağlantısı (Report Connections): En önemli özelliğidir. Birden fazla PivotTable'ı (aynı veri kaynağını kullanan) tek bir dilimleyici ile kontrol edebilirsiniz. Bu, dinamik gösterge panelleri oluşturmak için vazgeçilmezdir.
  • Dilimleyici Görünüm Seçenekleri: Dilimleyicinin rengini, stilini, boyutunu ve kaç sütunlu olacağını ayarlayabilirsiniz.
  • Dilimleyici Sütun Özellikleri: Dilimleyici içindeki butonların kaç sütun halinde gösterileceğini belirleyerek yerleşimini optimize edebilirsiniz.

7. Zaman Çizelgesi (Timeline) ile Çalışma

Tarih içeren veriler için özel olarak tasarlanmış, dilimleyici benzeri bir filtreleme aracıdır.

• Kolay Tarih Filtreleme: Tarih ile ilgili verileri (gün, ay, yıl, çeyrek bazında) kolayca filtrelemenizi sağlar.
• Tarih Gruplandırması: Tarihleri gün, ay, yıl ve çeyrekler olarak bölümlendirme yeteneği, zaman bazlı analizleri çok daha pratik hale getirir. PivotTable Analizi > Zaman Çizelgesi Ekle üzerinden eklenir.

8. PivotTable Görünüm Seçenekleri

Tasarım (Design) sekmesi altında, PivotTable'ınızın görünümünü değiştirebileceğiniz birçok seçenek bulunur:

• Ara Toplamlar (Subtotals)
• Genel Toplamlar (Grand Totals)
• Rapor Düzeni (Report Layout - Tablo Biçimi, Özet Biçimi)
• Satır/Sütun Başlıkları, Bantlı Satırlar/Sütunlar

Bu alanı kurcalayarak ve farklı seçenekleri deneyerek raporunuzun en estetik ve işlevsel halini bulabilirsiniz.

9. Rapor Üzerindeki Verilerin Kaynak Veriye Bağlılığı ve Yenileme

PivotTable'lar, kaynak verinin bir kopyası üzerinde çalışır, bu nedenle kaynak veri değiştiğinde raporu manuel olarak güncellemeniz gerekir.

a. Yenileme Seçenekleri

• Sağ Tık Yenile: PivotTable'a sağ tıklayıp Yenile seçeneğini kullanın.
• Menü Üzerinden Yenile: PivotTable Analizi sekmesindeki Yenile butonuna tıklayın.
• Kısayol: ALT + F5 kısayolunu kullanarak tek bir PivotTable'ı yenileyebilirsiniz. Tüm PivotTable'ları yenilemek için CTRL + ALT + F5 kullanın.

b. Yeni Satırların Rapor Dahil Edilmemesi Durumu

Tabloya yeni satırlar eklendiğinde, bu satırların otomatik olarak rapora dahil olmadığını gösterin.

• Veri Kaynağını Değiştir: PivotTable Analizi sekmesindeki Veri Kaynağını Değiştir (Change Data Source) seçeneği ile PivotTable'ın baktığı aralığı manuel olarak genişletebilirsiniz.
• Araya Ekleme Yöntemi: Yeni veriyi mevcut veri aralığının sonuna değil, arasına ekleyerek (bu genelde geçici bir çözümdür ve manuel tablo aralığı kullanıyorsanız yine de aralığı güncellemeniz gerekir).

11. Ekstra PivotTable Özellikleri

PivotTable'ın size sunabileceği gizli güçleri keşfedin!

• Detay Gösterimi (Drill Down)

  Değer alanındaki herhangi bir hücreye (toplam, ortalama vb.) çift tıklayarak, o değeri oluşturan tüm kaynak veriyi ayrı bir çalışma sayfasında görebilirsiniz. Bu, detaylı inceleme için çok güçlü bir araçtır.

• Filtre Raporu Sayfalarını Göster (Show Report Filter Pages)

  Bu az bilinen ama çok güçlü bir özelliktir.

  • Filtreler alanına koyduğunuz her bir öğe için ayrı bir rapor sayfası oluşturur.
  • Nasıl Kullanılır: PivotTable Analizi sekmesinde Seçenekler (Options) açılır listesinden Filtre Raporu Sayfalarını Göster seçeneğini seçin. Bu seçenek, Alan Listesindeki Filtreler Alanında en az bir filtre alanı olduğunda aktifleşir. Örneğin, Bölgeyi filtre alanına koyarsanız, bu özellik size her bölge için ayrı bir PivotTable sayfası oluşturacaktır.