Özet Tablo Öncesi: 3 Altın Kural
Tablo Formatı
Verileriniz düzgün bir tablo formatında olmalı. Her sütunun tek bir başlığı olmalı ve birleştirilmiş hücreler bulunmamalıdır.
Boşluk Yok
Veri aralığınızda tamamen boş satır veya sütunlar olmamalıdır. Bu, Excel'in veri aralığını otomatik olarak tanımasını sağlar.
Doğru Veri Tipi
Tarihlerin tarih, sayıların sayı olarak biçimlendirildiğinden emin olun. Metin olarak biçimlendirilmiş sayılar hatalı sonuçlara yol açar.
Adım Adım Özet Tablo Oluşturma
-
1
Veri Seçimi ve Ekle Menüsü
Veri tablonuzun içindeki herhangi bir hücreye tıklayın. Ardından, Excel şeridindeki **Ekle** sekmesine gidin ve **Özet Tablo**'ya tıklayın.
-
2
Özet Tablo Oluşturma Penceresi
Açılan pencerede Excel genellikle veri aralığınızı otomatik olarak doğru seçer. Raporun **Yeni Çalışma Sayfası**'nda oluşturulmasını seçin ve **Tamam**'a tıklayın.
-
3
Alanları Sürükle ve Bırak
Sağ tarafta **Özet Tablo Alanları** paneli açılacaktır. Burası raporunuzu oluşturacağınız yerdir. Alanları aşağıdaki 4 kutucuğa sürükleyerek raporunuzu şekillendirin.
🚀 İnteraktif Özet Tablo Simülatörü
Alanları ilgili kutulara sürükleyin ve Değerler alanındaki özet türünü değiştirin.
Özet Tablo Alanları
Aşağıdaki alanları sağdaki kutulara sürükleyin.
FILTRELER
SÜTUNLAR
SATIRLAR
DEĞERLER
Özet Tablo Sonucu
Rapor oluşturmak için alanları sürükleyin.
Özet Tablo Alanlarını Derinlemesine Anlamak
Satırlar ve Sütunlar Alanı
Bu alanlar raporunuzun iskeletini oluşturur. Verilerinizi nasıl gruplandırmak ve karşılaştırmak istediğinizi belirler.
- SATIRLAR:
- Buraya sürüklediğiniz alanlar, raporun sol tarafında alt alta listelenir. Genellikle analizinizin ana kategorilerini (Bölgeler, Müşteri İsimleri, Ürün Kategorileri) buraya koyarsınız.
- SÜTUNLAR:
- Buraya sürüklediğiniz alanlar, raporun üst kısmında yan yana listelenir. Genellikle zaman bazlı karşılaştırmalar (Yıllar, Aylar) veya farklı metrikleri yan yana görmek için kullanılır.
Değerler Alanı
Raporunuzun "hesaplama" merkezidir. Bu alana **her zaman sayısal veriler** (Satış Tutarı, Miktar, Fiyat) sürüklenir.
- Varsayılan Hesaplama:
- Sayısal bir alanı sürüklediğinizde Excel varsayılan olarak **Toplam (Sum)** alır. Metin tabanlı bir alanı (yanlışlıkla) sürüklerseniz **Say (Count)** alır.
- Hesaplama Türünü Değiştirme:
- Alanın üzerine tıklayıp "Değer Alanı Ayarları"nı seçerek **Ortalama (Average), Say (Count), En Büyük (Max), En Küçük (Min)** gibi farklı özetleme türlerini seçebilirsiniz.
- Yüzdelik Gösterim:
- "Değer Alanı Ayarları" penceresinde "Değer Gösterimi" sekmesine geçerek hesaplamayı **Genel Toplam Yüzdesi, Sütun Toplamı Yüzdesi** gibi farklı yüzdelik dilimler olarak gösterebilirsiniz.
Filtreler Alanı
Raporunuzun tamamını etkileyen genel bir filtre uygulamak için kullanılır. Örneğin, "Satıcı" alanını buraya sürükleyerek raporun üstünde açılır bir menü oluşturabilir ve tüm raporu sadece "Ali"nin satışlarını gösterecek şekilde filtreleyebilirsiniz.
Görselleştirme, Tasarım ve Veri Yönetimi
Grafikler ve Etkileşim
- Özet Grafik (PivotChart) Ekleme:
- Özet Tablonuzun içine tıkladıktan sonra **Özet Tablo Çözümle** sekmesinden **Özet Grafik**'e tıklayarak raporunuza bağlı interaktif bir grafik ekleyebilirsiniz. Tablodaki filtreler grafiği de anında günceller. Grafik seçiminde, karşılaştırma için Sütun/Bar, trend için Çizgi, oran göstermek için Pasta grafikler tercih edilebilir.
- Alanları Genişletme/Daraltma:
- Satırlar veya Sütunlar alanına birden fazla alan eklediğinizde, grup başlıklarının yanındaki **[+]** ve **[-]** ikonlarına tıklayarak alt detayları gösterebilir veya gizleyebilirsiniz. Bu, raporun özet ve detay görünümleri arasında hızlıca geçiş yapmanızı sağlar.
Tasarım, Düzen ve Veri Kaynağı
- Tasarım ve Rapor Düzenleri:
- Özet Tabloya tıkladığınızda açılan **Tasarım** sekmesinden raporunuza hazır renk şemaları uygulayabilirsiniz. **Rapor Düzeni** seçeneği ile **Klasik Düzen** gibi farklı görünümler seçebilir, **Alt Toplamlar** ve **Genel Toplamlar**'ı buradan açıp kapatabilirsiniz.
- Veri Kaynağını Yönetme:
- Kaynak verinizde bir değişiklik (yeni satır/sütun ekleme) yaptığınızda, **Özet Tablo Çözümle** sekmesindeki **Veri Kaynağını Değiştir** ile tablonuzun kapsadığı aralığı güncellemeniz gerekir. Sadece mevcut veriler değiştiyse sağ tıklayıp **Yenile** demek yeterlidir.
İleri Düzey Özet Tablo Teknikleri
Hesaplanmış Alan vs. Hesaplanmış Öğe
Bu iki güçlü özellik sıkça karıştırılır. Farklarını anlamak önemlidir.
Hesaplanmış Alan (Calculated Field)
Tabloya tamamen yeni bir **sütun (alan)** ekler. Diğer alanları kullanarak matematiksel bir işlem yapar.
Örnek: 'Tutar' alanını kullanarak '%20 KDV' adında yeni bir alan oluşturmak.
='Tutar' * 0.20Hesaplanmış Öğe (Calculated Item)
Mevcut bir alanın **içindeki satır öğeleriyle** hesaplama yaparak yeni bir sanal **öğe (satır)** oluşturur.
Örnek: 'Bölge' alanındaki 'Marmara' ve 'Ege' öğelerini toplayarak "Batı Bölgeleri" adında yeni bir öğe oluşturmak.
='Marmara' + 'Ege'Verileri Gruplama (Grouping)
Özet Tablonun en kullanışlı özelliklerinden biridir. Özellikle tarihler ve sayılar için raporunuza yeni bir boyut kazandırır.
- Tarihleri Gruplama:
- Tarih alanına sağ tıklayıp **Gruplandır** seçeneği ile verilerinizi otomatik olarak **Yıl, Çeyrek, Ay ve Gün** bazında gruplayabilirsiniz. Bu, manuel formüller yazmadan anında zaman serisi analizleri yapmanızı sağlar.
- Sayıları Gruplama:
- Sayısal bir alana (örn: Fiyat, Yaş) sağ tıklayıp **Gruplandır** diyerek, sayıları belirli aralıklara bölebilirsiniz (örn: 0-100, 101-200 gibi). Bu, histogram benzeri analizler için harikadır.
GETPIVOTDATA Fonksiyonu
Özet Tablodan belirli bir değeri, hücre referansı kullanmadan, dinamik olarak çekmenizi sağlayan bir fonksiyondur. Bu, Özet Tabloya dayalı interaktif panolar (dashboard) oluşturmak için kritiktir. Tablo yapısı değişse bile formülünüz doğru sonucu getirmeye devam eder.
- Kullanımı:
- En kolay yolu, boş bir hücreye `=` yazıp Özet Tablodan istediğiniz bir değere tıklamaktır. Excel formülü otomatik olarak oluşturacaktır.
- Örnek Formül:
=GETPIVOTDATA("Tutar";$A$3;"Bölge";"Marmara";"Kategori";"Elektronik")- Bu formül, A3 hücresindeki Özet Tablodan, Bölgesi "Marmara" ve Kategorisi "Elektronik" olanın "Tutar" toplamını getirir.